Teams, und was privat bleibt

Jede Person bekommt eine eigene Organisation, und du kannst zu mehreren gehören. Der Umschalter oben in der Navigation wechselt zwischen ihnen; jede hat einen eigenen Kalender, eigene Kampagnen, Erfolge und Aktivität.

Was Teammitglieder sehen

Nur Koordination, als Metadaten:

• Kalender: wer welches Thema wo und wann postet. Abdeckung auf einen Blick, dazu die Fortschrittstabelle darunter, die einen eigenen Abschnitt hat.
• Kampagnen: zeitlich begrenzte Vorhaben mit Themen und optionalem Briefing.
• Erfolge: eine kurze Notiz, die du bewusst geteilt hast, mit Reaktionen.
• Aktivität: hinter der Glocke oben rechts, mit Zähler, wenn etwas ungelesen ist: veröffentlichte und geplante Stücke, Kampagnenänderungen, geteilte Erfolge, neue Mitglieder. Reagiere mit Emoji, und öffne eine Zeile, um direkt zum Stück, Erfolg oder zur Kampagne zu kommen, um die es geht.

Was sie nie sehen können

Das ist in der Datenschicht erzwungen, nicht nur in der Oberfläche versteckt:

• deine Ideen und Entwürfe in Arbeit
• deine Coach-Gespräche
• dein Absichtsprofil
• deinen Plan, samt aller Reichweite

Zwei Personen in derselben Organisation können die privaten Coach-Daten der anderen trotzdem nicht lesen. Nur die oben genannten Koordinationsdaten überschreiten die Grenze, und ein Entwurfstext gehört nie dazu.

Die eine Tabelle, in der Zahlen nebeneinander stehen

Unter dem Kalender bekommt jedes Team eine Fortschrittstabelle: pro Person das Tempo, das sie sich gesetzt hat, und wie weit diese Woche ist, gepostet und fertig. Das ist die einzige Stelle in der App, an der die Zahlen einer Person neben denen einer anderen stehen, und sie ist da, weil niemand eine Kampagne gegen eine leere Woche planen kann.

Eine Rangliste ist es nicht. Niemand wird sortiert, benotet oder rot markiert, es gibt nirgends ein Leaderboard, und eine ruhige Woche liest sich als Information zur Abdeckung, nicht als schlechte Note. Du siehst die Teams, in denen du bist, ein Admin sieht alle.

Ein Admin kann die Tabelle für die ganze Organisation abschalten, unter Organisation → Personen. Dann sieht sie niemand mehr, Admins eingeschlossen. Sie ist an, bis jemand sie ausschaltet.

Single Sign-on über SAML

Ein Admin kann die ganze Organisation an deinen eigenen Identity Provider anbinden, unter Organisation → Integrationen. Wer eine passende E-Mail-Domain hat, meldet sich dort an statt per Magic Link und kommt beim ersten Mal automatisch in diese Organisation.

Eine Ausnahme gibt es, und zwar mit Absicht: Wer hier schon ein Konto hat, per Magic Link oder aus einer anderen Organisation, wird von der ersten SSO-Anmeldung nicht übernommen. Lade die Person zuerst unter Organisation → Per E-Mail einladen ein, danach meldet sie sich ganz normal per SSO an. Eine passende Domain zeigt, dass deine Organisation an dieser Domain sitzt. Sie zeigt nicht, dass eine bestimmte Adresse dir gehört, und ein bestehendes Konto zu übernehmen braucht deshalb einen Admin.

Wir sprechen SAML 2.0, also das Protokoll, das Google Workspace, Microsoft Entra, Okta und alle anderen gemeinsam haben. Dieselbe Einrichtung passt damit zu jedem davon.

Vertrauen läuft in beide Richtungen, die Einrichtung ist deshalb ein Austausch. Das Panel zeigt dir die zwei Werte, die dein Anbieter von uns braucht:

• die Entity-ID, bei manchen Anbietern Audience URI oder Identifier genannt
• die ACS-URL, oft Reply URL oder Assertion Consumer Service URL genannt

Beide stehen auch in unserer Metadaten-Datei unter /auth/sso/metadata. Die meisten Anbieter lesen diese Datei, wenn du ihnen einfach die URL gibst, dann musst du kein Feld abtippen.

In Google Workspace

Admin-Konsole → Apps → Web- und mobile Apps → App hinzufügen → Benutzerdefinierte SAML-App hinzufügen. Google zeigt dir eine SSO-URL, eine Entity-ID und ein Zertifikat zum Download: Das sind die drei Werte, die du hierher zurückbringst. Ordne dann die primäre E-Mail-Adresse der Name-ID zu und schalte die App für die Personen frei, die sie nutzen sollen.

In Microsoft Entra

Entra Admin Center → Unternehmensanwendungen → Neue Anwendung → Eigene Anwendung erstellen, und wähle die Option ohne Katalog. Öffne Einmaliges Anmelden → SAML, trage unsere Entity-ID unter Kennung und unsere ACS-URL unter Antwort-URL ein, und nimm die Anmelde-URL, den Microsoft Entra-Identifikator und den Download Zertifikat (Base64) mit zurück. Weise danach die Nutzer:innen oder Gruppen zu, die Zugriff haben sollen.

Zurück in den Integrationen

Trage die drei Werte ein: Entity-ID, SSO-URL und das Zertifikat vollständig, mit BEGIN- und END-Zeile. Ergänze die E-Mail-Domains, die dir gehören, mit Komma getrennt, und speichere.

Eine Domain muss eine sein, an der eine Administratorin oder ein Administrator dieser Organisation eine Adresse hat. So kann keine Organisation eine Domain beanspruchen, die ihr nicht gehört.

Das Zertifikat ist öffentlich und kein Geheimnis, aber es ist der gesamte Vertrauensanker: Es entscheidet, ob eine Anmeldung wirklich von deinem Anbieter kommt, und darum darf nur ein Admin es ändern. Wenn dein Anbieter es austauscht, trag das neue hier ein. Bis dahin brechen Anmeldungen mit einem Hinweis auf die Signatur ab.

SSO für diese Domains verpflichtend schaltet die Magic-Link-Anmeldung für alle an diesen Domains ab. Teste vorher eine echte Anmeldung. Es gibt eine Notfallliste von Adressen, die immer per Magic Link hereinkommen, damit eine falsch getippte SSO-URL eine Organisation nicht aus ihrem eigenen Konto sperrt. Sie wird auf dem Server gepflegt, nicht in diesem Panel: Sag uns also vorher, welche Adresse darauf soll.

Die Daten der Organisation mitnehmen

Ein Admin kann alles herunterladen, was die Organisation hält, unter Organisation → Datenexport: eine JSON-Datei, direkt in den Browser, ohne auf eine Mail zu warten. Personen mit Rollen und Teams, Kampagnen, geteilte Erfolge, die Aktivitätshistorie, verbundene Kanäle, dazu die Einstellungen zu Abrechnung, SSO und Slack ohne die Zugangsdaten. Beiträge wandern erst mit, wenn sie fertig oder gepostet sind.

Nicht mit wandert genau das, was Teammitglieder auch sonst nie sehen: Entwürfe, Ideen, Coach-Gespräche, Ziele und Check-ins, auch die des exportierenden Admins. Die Datei benennt selbst, was fehlt, damit das später niemand raten muss.

Verlassen und löschen

Eine Organisation verlässt du unter Organisation → Kritische Aktionen. Wenn du kein Admin bist, steht der Punkt Organisation gar nicht in deinem Menü. Der Weg dorthin geht dann über Meine Einstellungen → Kritische Aktionen, von dort ist er verlinkt. Alles Eigene behältst du; du verlierst den Zugriff auf Kampagnen, Kalender und Aktivität dieser Organisation. Die letzte Person mit Adminrechten kann nicht gehen: Mach vorher jemand anderen zum Admin, sonst bliebe die Organisation ohne jemanden, der sie verwalten kann.

Ein Admin kann die Organisation an derselben Stelle auch ganz löschen. Das ist endgültig im stärksten Sinn: Jede Kampagne, jeder geteilte Erfolg, die gesamte Aktivitätshistorie, die Slack-Verbindung und die SSO-Konfiguration werden gelöscht, für alle, und es gibt kein Backup zum Wiederherstellen. Du bestätigst, indem du den Namen der Organisation tippst, denn das sollte kein Knopf allein können.

Eines kann das Löschen nicht anfassen: deine eigenen Beiträge, Ideen und Kanäle. Die gehörten nie der Organisation, sondern denen, die sie geschrieben haben, und sie bleiben, wenn sie weg ist. Für alle anderen gilt dasselbe.

Dein Konto löschen

Meine Einstellungen → Gefahrenzone löscht das Konto selbst, und das ist etwas anderes als eine Organisation zu löschen. Weg sind deine Ideen, Entwürfe, veröffentlichten Beiträge und Coach-Gespräche, dazu jede Organisation, in der sonst niemand ist. Eine Organisation mit anderen Leuten bleibt, und deren Arbeit auch. Du bestätigst, indem du deine E-Mail-Adresse tippst. Es gibt kein Backup, und nichts davon kommt zurück.

Zwei Dinge halten es auf, und beide sagen es dir. Wenn du die einzige Administratorin einer Organisation bist, in der noch jemand anderes ist, mach zuerst eine andere Person zum Admin: Eine Organisation darf nicht ohne jemanden zurückbleiben, der sie führen kann. Und wenn noch Coaching-Sessions von dir nicht auf einer Rechnung stehen, wartet die Löschung auf den nächsten stündlichen Lauf, also ein paar Minuten.

Was bleibt, ist die Aufzeichnung darüber, was passiert ist. Die Historie einer Organisation sagt weiterhin, dass ein Beitrag veröffentlicht oder eine Kampagne geändert wurde, ohne deinen Namen daran. Genau diese Historie beantwortet Fragen für die Menschen, die noch da sind.